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misc.log

日常茶飯事とお仕事と

手書きノートをスキャンしてため込む

misc. 業務日誌 文具

ここ17年ほど、手書きノートをスキャンしてため込んでます。

仕事で使う記録デバイスとしては、Palm系のデバイスやノートパソコンなどいろいろ使ってみましたがやっぱり「どこでも持ち込めるし安い、最悪捨ててもいい」という手軽さから手書きできるノートが手放せなくなりました。それも、小さいメモ帳とかではなく、B5サイズのノート。コレに限ります。

確かに記録をつけるのは手間ですし、その瞬間であればノートパソコンで打ち込んだ方が早いのですが、「ノートパソコンが無いと見られない」では意味が無いという場面が多く、やっぱり手書きなんですよね。セキュリティ重視のサーバールームでも、電源の無い会議室でも手軽に持ち込めますし。

で、大量筆記のためにペンは万年筆と決めています。ですので、常にノートとペンケース一杯の各色インク取りそろえた万年筆を持ち歩いているという状態です。

ノートは定期的にスキャンしてPDFに

書きためたノートはある程度たつと閲覧頻度が落ちるので、適当な周期でばらし、ScanSnapを使って電子化します。設定もいろいろ試したのですが、結局「標準」設定で色だけフルカラーに設定したものが自分的にはベストのようです(だいたいノート1冊で7メガ~10メガバイト)。

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FUJITSU ScanSnap iX500 FI-IX500

FUJITSU ScanSnap iX500 FI-IX500

以前は職場でScanSnapの大きいタイプのを買ってもらっていたのですが、今は自宅のポータブルタイプのみ。これでも40ページくらいは余裕で一気にスキャンできるので、別に困る事はありません。

ばらすことを考えて、ここ数年はリングノートを使っています。以前は普通のノートをカッターで切り背表紙を落としてスキャンしていたのですが、結構手間なんですよねこれ。危ないし。

手間とメリットが逆転するのは?

ノートを手書きで取るのは手間が掛かりますし、時間もかかります。しかし、それを越えるメリットが出る瞬間があります。それは、ノートの電子化データがかなり蓄積されて、過去の記録として閲覧可能になった瞬間です。別に1ヶ月とか2ヶ月の期間であれば蓄積なんてしなくてもいいのですが「2年前のあのとき」といった場面を思い起こしたり、「半年前のあの判断の根拠は何だったか?」といったことをノートから復元したりするようになると、手間を掛けて記録した価値が体感できます。肝心なのは「書く/書かないということで迷わない。とにかく書く」ということ。後々何が有益な情報として再閲覧の対象になるかは、あとになってみないと分かりません。書いている瞬間には判断できないのです。その点、重要なので気をつけましょう。

スキャンしたデータはDropBoxやBitCasaでどこでも

スキャンしたノートはファイル名にノートをつけた期間を入れ、1つのフォルダに。そしてフォルダごとDropBoxやBitCasaの共有フォルダにしてしまうことで、スマホを使えばどこからでも閲覧出来るようになります。

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よくノートを内容に応じて分けたりする人が居ますが、私は1冊にすべてを集約するという書き方です。で、内容は1つの記載内容ごとに色を変え、ページ端に年月日を入れることで「あの頃のアレ」という探し方で対象を絞り込みます。

ホント、手書きノートの検索機能や文字認識機能があればいいのですが、やはり手書きの文字認識には限界がありますし、文字認識を意識した字を書いてばかりも居られません。記載内容の有無を含めて検索するような場合、「あるのにHitしない」というのはある意味最悪のシチュエーションですので、やはり確実に文字認識出来ないケースがあるならば、やらない方がましというのが私の今の方針。

というわけで、ノートから情報を抜き出すときはメールやほかの記録からだいたいの年月日のあたりをつけて、そのノートをひたすら見るという方式です。

ノートの種類は?

最近気に入っているのはダイソーの100円のノートです。それにPreppy(プラチナの200円ほどで買える万年筆)を使って書き殴っています。100円のノートですが、フローの良い万年筆でもあまり裏移りせず、またペンの滑りも悪くない上、表紙も結構頑丈です。これはなかなか良い品物なので皆さんお薦めです。

というわけで、別段オチがあるわけでは無いのですが、久々にノートをスキャンしたのでそのことについて書いてみました。なにか参考になれば幸いです。